Hoy, nadie pone en duda la importancia de los datos para las empresas, para lo que es clave conocer los beneficios de la deduplicación de datos. El big data se ha impuesto en todos los campos. Desde la producción al marketing y la comercialización o la logística. Todas las áreas de la empresa son organizadas en función de decisiones que se toman como resultado del tratamiento de datos. Pero para que las decisiones sean correctas las bases de datos han de ser fiables y contener solo datos de calidad.

El problema de la deduplicación de datos

Cuando una base de datos no está depurada es frecuente tropezar con el problema de los datos duplicados. La duplicación de datos se puede producir de muy diversas formas. Los diferentes inputs que se realizan desde distintos departamentos de la empresa, las recogidas automáticas de datos a través de sistemas informáticos o de webs e incluso determinados procesos de las herramientas utilizadas para el análisis y tratamiento pueden dar lugar a la duplicación de registros.

Un ejemplo sencillo se puede ver en las suscripciones a páginas web. El usuario ya se había dado de alta, pero olvida sus datos de acceso y vuelve a registrarse utilizando otro correo electrónico. En ocasiones, esto ocurre porque incluso había olvidado que ya estaba dado de alta.

Los datos introducidos pueden ser básicamente los mismos que en el registro anterior. Solo ha cambiado el correo electrónico o algún dato accesorio, como la forma de denominar la calle o poner el teléfono con el prefijo internacional o sin él.

Otras veces sucede porque los propios departamentos de la empresa toman datos desde diversas fuentes o solicitan datos a las mismas personas. El sistema no detecta pequeñas variaciones que se pueden producir y atribuye los datos tomados a un nuevo perfil que realmente se corresponde con otro ya existente.

Qué efectos provoca esta duplicación

En primer lugar, trabajar con datos duplicados va a desviar cualquier análisis que se utilice para tomas de decisiones importantes. Cuanto menor sea la depuración de la base de datos se estará ante un mayor riesgo de contenidos duplicados. Se estará interpretando que existen varios registros (consumidores con potencial de compra, por ejemplo) en lugar de uno. De esta forma, la desviación del análisis estadístico será mayor.

Por otro lado, se estará incurriendo en sobrecostes innecesarios. Cuando se trabaja con envíos de información se estarán mandando boletines, impresos y documentaciones de todo tipo que llegarán a muchos destinatarios más de una vez.

En muchos casos, el problema será de espacio. Cuando se trabaja con grandes cantidades de datos, estos necesitan un espacio físico o virtual de almacenamiento. El índice de registros duplicados elevará proporcionalmente el espacio requerido. Esto encarece las infraestructuras y servicios necesarios para el almacenamiento.

Se genera, asimismo, un problema de rendimiento. Las herramientas de análisis habrán de procesar una cantidad indeterminada de datos innecesariamente. Esto ralentiza el proceso de análisis y, a menudo, supone que la empresa deba invertir en bienes de equipo que sean capaces de brindar una mayor capacidad de proceso.

El problema de la seguridad no es un asunto menor. Actualmente, todas las empresas están obligadas a la protección de datos de carácter personal y a garantizar sus tratamientos y privacidad. Esto implica, entre otras cosas, garantizar derechos al usuario como el traslado, la rectificación o la eliminación de sus datos. Si la base de datos contiene registros duplicados sin identificar, difícilmente se podrá garantizar a ningún usuario que todos sus datos han sido eliminados.

Qué aporta la deduplicación de datos a la empresa

En qué consiste la deduplicación

La deduplicación es un proceso por el cual se detectan los registros, contenidos y datos duplicados marcando su coincidencia y permitiendo su corrección o, en su caso, su eliminación. Se depura así la base de datos desde el aspecto de sus contenidos.

Cómo se realiza

Los diferentes sistemas que se utilizan son capaces de identificar coincidencias en información de diferentes registros. Cuando estas coincidencias superan unos índices dentro de los parámetros establecidos se identifican los registros como un contenido posiblemente duplicado. Se establece entonces un marcador sobre ellos para que esta duplicación pueda ser definitivamente verificada.

Qué ventajas supone

La deduplicación acaba con todos los inconvenientes derivados de la duplicación de datos. Permite un tratamiento eficaz de la información con resultados fiables y efectos precisos de las acciones que la empresa realiza al usar esos datos. Reduce costes, acelera los procesos y permite mantener la seguridad exigida.

La depuración de las bases de datos mediante la deduplicación de registros es el primer paso para proceder a la normalización, corrección y validación de la información que se maneja en la empresa.

 

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