La buena calidad de bases de datos es fundamental para conseguir los objetivos, ahorrar tiempo y dinero. Para ello, hay determinadas pautas que tienes que conocer que conllevan la mejora de la calidad y que te facilitamos.

La manera de obtener una buena calidad de bases de datos

Hay algunas maneras para que las bases de datos que gestiones sean de mayor calidad. En primer lugar, tienes que disponer del software adecuado para poder recopilar, clasificar y buscar con rapidez. Si no tienes a tu alcance estas herramientas, te resultará mucho más difícil la gestión de los datos de tu empresa u organización. En DEYDE hemos realizado una labor encaminada a proporcionar servicios y software de calidad.

El software es un elemento esencial, para una base de datos sí, pero hay otros aspectos que conviene cuidar. No en vano, el trabajo que realizamos influye en la calidad de bases de datos. Las personas que gestionan los datos tienen la responsabilidad de realizar determinadas acciones para que sean útiles. Esto servirá para que, a la larga, el proceso sea más sencillo y no pierdas el tiempo.

1. Distinguir los datos esenciales

El gran enemigo de las bases de datos es la inclusión de información innecesaria. Cuando vayas a empezar a recopilar una base de datos para tu negocio u organización, ten claro qué necesitas y qué no. Cada entidad necesita un determinado tipo de información, de ahí que no podamos establecer un criterio fijo. Esto va a suponer un ahorro importante de recursos y, sobre todo, evitarás la dispersión.

Una base de datos con mucha información no tiene por qué ser necesariamente útil para los objetivos de la empresa. El mundo de la empresa está lleno de situaciones en las que se ha realizado un uso poco inteligente de los datos personales.

2. Auditar los datos actuales

La gestión de bases de datos obliga a que los audites de vez en cuando. Este paso se hace necesario para comprobar cuál es el espacio que ocupan, el número de entradas y la calidad de los datos. Lo conveniente es que hagas la comparación con respecto a un periodo anterior de tiempo. El consejo que te damos es que fijes una periodicidad para realizar estas comprobaciones porque, a la larga, te compensará.

Uno de los enemigos de las bases de datos es no conocer sus dimensiones. Si tienes que cambiar de hardware o tu empresa tiene nuevas necesidades, te interesará, y mucho, tener esta información.

3. Estudiar los procesos de actualización y depuración de datos

Los procesos de actualización y depuración de datos tienen que estar bien planificados. Es conveniente establecer un protocolo de modificación de datos, inclusión y supresión si es necesario. Estas reglas tienen que estar al alcance de todos los trabajadores de la compañía. Una base de datos actualizada correctamente es aquella que cuenta con la información necesaria, ni más ni menos.

Uno de los problemas recurrentes de las bases de datos es que se quedan obsoletas. Esto sucede, bien por desidia, bien por no conocer cuál es el procedimiento de modificación.

4. No almacenar más imágenes de las imprescindibles

Las imágenes pesan y pueden comprometer la capacidad de la base de datos. Como principio general, almacena solo aquellas imágenes que resulten imprescindibles. Esto permitirá que la búsqueda sea más rápida y fluida. Recuerda, además, que un exceso de archivos lo único que hace es estorbar.

Eso sí, entendemos que a veces es inevitable incluir imágenes porque lo requiere la base. Cuando esto suceda, ten a mano un protocolo claro de cuántas necesitas.

5. Simplifica los campos de búsqueda y las clasificaciones

La elección de un software de calidad ha de permitirte simplificar los campos de búsqueda y clasificaciones. Uno de los aspectos que miden la calidad de bases de datos es cuánto tardas en encontrar lo que buscas y si resulta difícil. Lo que te aconsejamos es que tengas accesos directos a aquellas categorías que más utilizas.

La gestión puede hacer, y mucho, por mejorar una base de datos y que esta cumpla su función. Cuanto más simplifiquemos el acceso a la información, mejor que mejor.

Conclusión

Como hemos podido ver, hay determinados aspectos que ayudarán a que las bases de datos cumplan su cometido. Saber organizarnos y cumplir con unas pautas fijas es útil en todos los aspectos de la vida y la gestión de datos no es una excepción. Esto servirá para que no tengamos problemas a medio plazo porque los datos serán los que necesitamos y estarán bien clasificados.

Para poder aplicar todos estos cambios de forma efectiva y fiable, necesitas una herramienta de software confiable. MyDataQ de DEYDE te proporciona todo lo necesario para mejorar la calidad de bases de datos. Te animamos a que consultes las distintas posibilidades que tenemos para tu negocio. Estamos convencidos de que te podemos ayudar y de que aportamos un valor añadido a tu situación.

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