El nacimiento del Big Data ha hecho que aparezcan nuevas herramientas para su correcta administración. Te explicamos qué es un gestor de datos y cuál es su funcionamiento.

El gestor de datos: definición y funcionamiento

El gestor de datos es la herramienta de software que administra las bases de datos personales. Este elemento es fundamental para localizar una información, clasificar los campos o almacenarla correctamente.

Los gestores de datos pueden ser de dos tipos, relacionales y no relacionales. El gestor relacional es el más utilizado, con uso desde la década de 1970 y sirve para establecer relaciones entre los distintos datos que utilizamos. Los gestores no relacionales no necesitan tablas establecidas y son muy escalables.

En los últimos tiempos, estas herramientas se han hecho necesarias para todas las organizaciones. El Big Data se ha generalizado y, en consecuencia, un buen software de gestión generará valor añadido y un ahorro de tiempo y dinero.

¿Cuáles son las funciones de este tipo de software? Vamos a comprobarlas para que tengas claro qué puedes esperar:

1. Creación y modificación de datos personales

La edición de datos es una parte fundamental para la gestión de los mismos. Un gestor de datos permite editar la información cuando sea necesario, de manera que la podamos actualizar.  Sin esta funcionalidad, no podríamos gestionar correctamente una base de datos. Hay que recordar que, en ámbitos como el comercial, lo normal es actualizar la información con cierta frecuencia.

Es lógico que tengamos que añadir o eliminar datos. No en vano, el Reglamento Europeo de Protección de Datos (RGPD) y la Ley de Protección de Datos nos obligan a ello. El resultado es que conviene tener a mano una buena herramienta.

2. Almacenamiento de datos

Almacenar datos permite tenerlos a punto cuando los necesitemos. Los datos personales tienen que guardarse para que no haya ningún problema. Con los gestores de datos se garantizan sistemas de almacenamiento que no nos generen problemas. Esta función es básica y, sin ella, no podríamos hablar en puridad de bases de datos. Lo importante es que podamos consultar en los momentos que lo consideremos oportuno.

La idea es que resulte sencillo disponer de la información en todo momento ordenada y sistematizada. El objetivo es que resulte más sencillo tener a mano los datos para tomar decisiones.

3. Clasificación de datos personales

La clasificación de datos personales es fundamental para poder encontrar lo que buscamos y ahorrar tiempo. Los gestores de datos permiten crear varios directorios independientes. Este tipo de acción servirá, a medio plazo, para facilitar el trabajo. Saber diferenciar los campos es indispensable para no perder el tiempo. Este es el motivo por el que se da tanta importancia a este aspecto.

4. Búsqueda y consulta de datos personales

Una base de datos tiene que permitir la búsqueda y consulta de la información. No en vano, si esta función no funciona en condiciones, no se podrá trabajar en condiciones. Las funciones del Big Data, por ejemplo, no se podrían realizar en normalidad. A fin de cuentas, si lo que queremos es utilizar unos datos personales hemos de tener un buen sistema de búsqueda y consulta a mano.

5. Monitorizar los cambios de las bases de datos

Las bases de datos cambian y es conveniente poder comprobar qué cambios se han realizado. No en vano, esta función sirve para comprobar si ha habido fallos, consultar información y recuperarla si es necesario. Un gestor de datos permitirá conocer los cambios de información. Esta suele ser una función encargada a las personas encargadas de la gestión de datos o al Delegado de Protección de Datos (DPO).

¿Por qué contar con un gestor de datos?

Los gestores de datos tienen que adaptarse a las necesidades de cada empresa u organización. No en vano, en función de la compañía hay que elegir una metodología u otra. La correcta gestión de los datos es determinante porque te permite marcar la diferencia y aportar valor añadido. Es normal, pues, que busquemos sacar el máximo rendimiento a las bases de datos.

La creación de gestores para las bases de datos, que se remontan a 1970, nos han cambiado la vida. Hoy con esta información es mucho más sencillo consultar datos y tomar decisiones. Es importante señalar, además, que ya hay un coste de oportunidad para aquellos que no implementan herramientas de gestiones de datos. Lo cierto es que, si no instalas un sistema, te expones a perder dinero porque irás un paso por detrás de tu competencia. Lo conveniente, pues, es buscar una solución funcional para tu empresa.

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