La normalización de bases de datos es el hecho por el que una información se sistematiza. Hay algunos aspectos que es necesario conocer para evitar posibles problemas.

 

¿Qué entendemos por normalizar bases de datos?

A la hora de hablar de normalizar nos referimos al acto de establecer una norma sobre algo, en este caso sobre los datos que figuran en una base de datos. Esta normalización lleva a cabo una separación y estandarización del dato en cuestión que estamos tratando. Por ejemplo, al hablar de normalización de nombres, separamos o campificamos el nombre en cuestión en: “nombre”, “nexo del primer apellido”,  “primer apellido”, “nexo del segundo apellido” y “segundo apellido”.

También normalizamos cuando ciertas palabras comunes las escribimos de una misma forma, como por ejemplo en una base de datos encontramos diferentes formas de escribir la palabra “Avenida”, como puede ser: Avenida, AVDA, Avd, AV, Av., AVA. Avinida, …., y convertimos todas en una misma, como puede ser “AVDA”. Por tanto, no existe una única forma de normalizar algo, si no que el hecho de normalizar consiste en realizarlo de la misma manera.

 

¿Qué has de tener en cuenta cuando inicias una normalización de bases de datos?

Antes de llevar a cabo cualquier decisión, es que hay que cumplir la legislación de datos. No en vano, con el tiempo este aspecto se ha regulado. El RGPD (Reglamento Europeo de Protección de Datos) obliga a varios aspectos:

1. La recepción del consentimiento ha de ser clara, expresa e inequívoca. Necesitarás un medio de captación documental o audiovisual. Hay que recordar que el consentimiento tácito ya no está permitido en ningún caso.

2. Cuando solicites los datos, tienes que contar con una finalidad clara y explícita a la que te has de ceñir. Es decir, tienes que notificar al cliente para qué necesitas los datos y no te puedes desviar del fin.

3. La normativa te obliga a autorregularte y eliminar datos innecesarios, no solo a petición de parte. El objetivo es que no guardes datos que no vas a utilizar.

 

Esto significa que, siguiendo la estela del RGPD, la normalización de bases de datos ha de seguir unos estándares. Estos factores te permitirán minimizar las posibilidades de tener problemas.

 

Cerciórate de que los datos de que dispones son los correctos

La comprobación de datos resulta importante para ahorrar dinero y dar una buena imagen. Es evidente que enviar un correo electrónico o llamar a una persona que no desea información o que ha renunciado a recibirla es una práctica incorrecta. En consecuencia, te conviene revisar que los datos que vas a utilizar sean los adecuados.

Es relativamente fácil cometer errores cuando gestionas unos datos. Equivocarse en una letra en el correo electrónico o en un número de teléfono desbarata todo. Es por ello que conviene redoblar las precauciones en este aspecto, tanto en la captación como en la reproducción. El objetivo es reducir a la mínima expresión las posibilidades de error humano.

La normalización de bases de datos sirve para que no pierdas un tiempo precioso en gestiones. Por lo tanto, este primer paso se convierte en importante para obtener mejores resultados de forma más eficaz.

 

Elimina cualquier redundancia y/o repetición

La repetición de datos es poco conveniente para tu negocio por dos motivos. En primer lugar, porque con esta situación pierdes tiempo. El segundo motivo es que tienes que realizar más trámites. Hay varias herramientas de deduplicación que te permiten eliminar esos datos redundantes que no son necesarios.

Las repeticiones de datos o redundancias pueden darse por varios motivos. La cuestión principal es que, en estos casos, se están malgastando recursos. Este es uno de los aspectos que debes evitar de todo punto si vas a utilizar tu base de datos para negocios. Ser eficiente no es una opción, sino que tiene un coste de oportunidad.

La idea es clara, depurar tu base de datos para que no tengas ningún tipo de problemas. Esto, a la larga, va a suponer una ventaja competitiva.

 

Céntrate en aquellos datos que necesitas

Es conveniente que, al crear una base de datos o normalizarla, te centres en los datos necesarios. Muchas veces, hay tal cantidad de información que resulta difícil de gestionar porque genera confusión. Recuerda que, por el RGPD, no puedes utilizar más datos de los estrictamente necesarios. Como principio general, lo bueno si es breve, dos veces bueno porque te compensará.

Pero es que, además, hay otro motivo importante para centrarte en los datos necesarios. ¿Por qué tienes que ocupar más espacio de tu disco duro en datos que no vas a utilizar? Elimina aquello que no necesitas. Es una cuestión de eficiencia que, a la larga, vas a agradecer.

 

Clasifica los datos según prioridad u orden de importancia

La normalización de bases de datos pasa también por clasificarlos por prioridades u orden de importancia. Por ejemplo, puedes abrir apartados de clientes, proveedores o jerarquizarlos por orden de importancia. La idea es que te resulte más fácil tomar decisiones y encontrar lo que necesitas. Es conveniente que aprendas a encontrar la información que necesitas en cada momento.

Es importante recordar que no siempre todos los datos valen lo mismo. Por lo tanto, cuanto más fácil sea encontrar lo que te interesa menor será el gasto.

 

Conclusión

La normalización de datos es un proceso necesario para mejorar la productividad. Esto valdrá, indistintamente, para las empresas e instituciones públicas. El objetivo es claro, tener la información ordenada para consultarla cuando se estime conveniente. Cuanto más rápido y menos interferencias haya, mejor para tus intereses.

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