Normalizar datos se ha convertido, más que en una opción, en una necesidad para empresas y organismos oficiales. Pero, ¿conoces los principales motivos para la normalización de datos? ¿Conoces las operaciones necesarias que se llevan a cabo?

 

¿Por qué debes normalizar tus datos? 

La normalización de datos se da en varios planos y dependerá de las necesidades de cada caso. En la actualidad existen datos de identificación como el nombre y el DNI; datos de localización como la dirección postal; y datos de comunicación como el teléfono y el email que conviene agrupar en campos de datos comunes. Si quieres tener una base de datos transaccionales de calidad, normalizar datos es imprescindible.

La informatización y el uso de las nuevas tecnologías han cambiado la vida. Hoy ya no basta con una dirección postal, sino que necesitas un teléfono y un correo electrónico. Hay que gestionar un caudal de información importante y, además, esta tiene que estar bien ordenada. La normalización de datos ha nacido, pues, como metodología necesaria para aportar un orden a esta situación. Esto, sin duda alguna, repercutirá positivamente en todos los ámbitos de tu empresa u organización.

Los motivos para normalizar datos son varios. Tradicionalmente, se hacía hincapié en las cuestiones de eficiencia. Sin embargo, en los últimos años las exigencias legales han tomado un mayor protagonismo. Aquí se dan motivos para realizar esta acción:

 

1. Exigencia legal

La exigencia legal, ciertamente, ya existía con la antigua Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) de 1999. Hay que recordar que los derechos ARCO permitían, por ejemplo, al usuario, solicitar la eliminación de sus datos personales o la modificación de los mismos en caso de ser incorrectos.

La nueva legislación española y comunitaria ha reforzado estos supuestos mediante la exigencia de consentimiento expreso. El Reglamento Europeo de Protección de Datos (RGPD) y la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de Derechos Digitales (LOPD) refuerzan los derechos de los usuarios. En consecuencia, es necesario que puedas disponer de los mecanismos de normalización. Hay que señalar que las denuncias se pueden hacer a petición de parte o por la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) si hay problemas.

La normalización de datos es una exigencia para que puedas trabajar mejor en tu día a día. Esto permitirá que evites sanciones económicas y no generarás incertidumbre entre los gestores y usuarios.

 

2. Mayor eficiencia en la gestión

Cuando normalizas datos logras una mayor eficiencia en la gestión de lo mismo gracias a la campificación o división de los datos, y la unificación de todos los datos de información pertenecientes a ese mismo cliente. El principal problema que te puedes encontrar con una base de datos es la dispersión. Si esto sucede, gastarás más tiempo y, en consecuencia, dinero. Eso sí conviene que recuerdes que solo se puede utilizar la información estrictamente necesaria.

La gestión ordinaria de las bases de datos tiene que ser diligente. Si no tienes a mano los distintos datos y ordenados, lo que sucederá es que tardarás más en hacer tu trabajo. Si tienes en cuenta que hoy la utilización de datos personales tiene una función fundamental en la mayoría de los sectores, es evidente que te conviene que estén correctamente agrupados y ordenados.

La forma de conseguir una mayor eficiencia estriba en una buena gestión de los datos personales. Si tu base está normalizada, será mucho más fácil encontrar la información cuándo y cómo la necesitas.

 

3. Minimización de errores

La normalización de datos permite solventar errores de escritura o guardado de datos y minimizar los errores que puedas acometer con esta información. No en vano, si eliminas los datos erróneos o los modificas, es mucho menos probable que tengas problemas.

Las instituciones o empresas que tienen que enviar comunicaciones tienen un problema si no lo hacen con las direcciones correctas. En primer lugar, porque la información no llega al destinatario y eso genera más costes. Por otra parte, porque hay un empeoramiento en la imagen del emisor que puede traer problemas comerciales. Cometer un error en la gestión de datos se paga, más tarde o más temprano, y el objetivo final es evitar este escenario.

La minimización de errores se convierte, pues, en un aspecto fundamental para mejorar tu labor. Si dispones de una herramienta de software especializado será mucho más fácil evitar problemas.

 

Conclusión

Los procesos de normalización de datos tienen que realizarse con herramientas específicas. Un proceso manual con un Excel es de todo punto ineficiente y, a largo plazo, no será viable. Este es un buen motivo para plantearse contar con un profesional especializado.

Piensa, en definitiva, que normalizar datos es una metodología que te servirá para trabajar mejor. En este caso, DEYDE como empresa especialista en calidad de datos te puede ayudar, mediante su suite normalizadora MyDataQ. Si tienes interés en mejorar tus procesos empresariales, asociativos o institucionales, esta es una opción interesante. La idea es que ahorres tiempo y dinero, evitando las pérdidas económicas derivadas de un uso deficiente de los datos personales.

Contáctanos más para conocer todas las posibilidades que tienes a tu alcance en software de normalización de datos. Aquí encontrarás las herramientas necesarias, adaptadas a las características de tu empresa u organismo.

 

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